FAQ – Årsrapportlevering

Det er tid for den årlige rapporteringen til Hyperion. I den anledning har vi samlet en rekke nyttige hjelpemidler og forklaringer vedrørende årsrapporteringen. Denne guiden er ment for både medlemsforeninger som har levert årsrapport tidligere, og nye tilskudd som ikke har kjennskap til dette fra før.

1 – Årsrapporten

1.1 Hva skal rapporten inneholde?

En årsrapport må inneholde medlemslisten for året man rapporterer (altså 2020), oversikt over hvem som satt i styret, samt svar på en medlemsundersøkelse med noen enkle spørsmål om foreningens aktiviteter i året man rapporterer for. Personen som leverer årsrapporten vil bli gjort oppmerksom på underveis i leveringsprosessen i Hypersys om hva som skal leveres. Hypersys vil ikke tillate at man leverer mangelfulle rapporter, men det kan forekomme feil i rapporten, så det er viktig at du ser nøye over det du leverer slik at det faktisk stemmer. Årsrapporten kan påbegynnes, og lagres automatisk dersom man ikke fullfører leveringen med en gang.

1.2 Hvor skal rapporten leveres?

Årsrapporten leveres i vår digitale plattformtjeneste Hypersys. Innloggingen foregår på n4f.hypersys.no. Man kan enten logge inn med e-post eller medlemsnummer. Ved innlogging med e-post bruker du den eposten du er registrert med i medlemslista til din forening eller den du selv har registrert inne på brukerprofilen din.

Første gangen du logger deg inn trykker du på knappen “glemt passord”. Du vil nå få opp et nytt vindu hvor du fyller inn din e-postadresse og deretter trykker “send nytt passord”. Du vil nå motta en e-post med en lenke hvor du kan velge nytt passord. Velg nytt passord og logg inn. Neste gang du logger deg på bruker du det nyopprettede passordet.

OBS: Dersom du er registrert med flere e-postadresser kan det være lurt å prøve flere dersom en av de ikke skulle fungere.

OBS2: Dersom flere personer er registrert med samme e-postadresse vil innlogging med e-post ikke fungere. Du kan da forsøke å logge inn med medlemsnummer, eller ta kontakt på n4f@n4f.no for hjelp.

Når du som styremedlem logger inn i Hypersys kommer du først inn på din private brukerprofil. Her kan du oppdatere informasjonen om deg selv, samt se oversikt over hvilke verv og medlemskap du har. Trykker du deg videre inn på “Vår organisasjon” og “Organisasjonsprofil” vil du bli møtt av en forside tilsvarende den på bildet ovenfor. Her står du fritt til å redigere foreningsinformasjonen i de ulike boksene. Ved å trykke på “Mer informasjon” i Basisinformasjon-boksen dukker muligheten opp til å legge inn blant annet kontonummer og organisasjonsnummer. Lenger ned på siden finner du også muligheten for å legge inn kontaktadresse.

For Hyperion sin del er det viktig at foreningene til en hver tid har korrekt og oppdatert kontaktinformasjon på sin side i Hypersys. Riktig e-postadresse er særlig viktig da e-post er den kanalen Hyperion vanligvis bruker for å ta kontakt med medlemsforeningene sine; det være seg alt fra å spre viktig informasjon om arrangementer og støtteordninger til direkte henvendelser til foreninger.

Ved skifte av foreningens styre er det viktig at styret avløses (ikke slettes!) på riktig måte og blir liggende i undermappen “tidligere organer”. Når man leverer årsrapporten blir man bedt om å velge styret for året rapporten leveres for. Dersom dette styret da er slettet fra Hypersys, vil det by på problemer.

1.3 Hvorfor levere årsrapport?

Alle foreninger som var medlem av Hyperion i 2019 bør levere årsrapport. Det er ikke et krav at man gjør dette, men ved å unnlate å levere årsrapport for 2020 mister man også muligheten til å søke om økonomisk støtte for 2021. Har din forening mottatt Frifondstøtte i 2020 må enten årsrapporten leveres eller pengene tilbakeføres til Hyperion. Årsrapporten fungerer som et dokumentasjonsbevis i en del av prosessen når Hyperion søker andre instanser om å motta støtte for sine medlemsforeninger. Den økonomiske støtten som Hyperion mottar går videre ut til medlemsforeningene i form av Frifondstøtte. Å levere årsrapport er en enkel måte å sikre foreningen din økonomisk stabilitet ved at den kan fortsette å motta støtte fra Hyperion.

2 – Rapporteringen

2.1 Medlemslisten

Før du laster opp medlemslisten må foreningen ha opprettet en kontingent med riktig beløp for året. Dette gjøres under “Medlemskap” og “Kontingent og oppsett”. Ved opplasting av selve listen (under “Medlemskap” og “Last opp”) er det viktig at listen har et filformat som Hypersys aksepterer, og at man krysser av på hvilke kolonner filen faktisk inneholder. Dersom noe ikke stemmer, vil Hypersys gi feilmelding med beskjed om nøyaktig hva feilen innebærer. Videre er det viktig å passe på at man laster opp medlemslista for riktig år. I forbindelse med årsrapporteringen i 2020 er det medlemslista for 2020 som skal lastes opp. Når alt ser ut til å stemme kan du trykke på “Last opp” og deretter følge instruksene på siden. Som regel må man behandle deler av lista manuelt før opplastingen er fullført. Dette er blant annet for å bekrefte/avkrefte duplikater eller rette opp i manglende informasjon vedrørende enkeltbrukere. Om lista krever behandling, vil man få en mail om dette i Hypersys-innboksen sin.

Medlemslisten du laster opp for 2020 vil dukke opp igjen når du går gjennom prosessen for levering av årsrapport. Her er det særlig viktig at du som leverer rapporten dobbeltsjekker at “antall støttegenererende medlemmer” og “totalt medlemstall” i rapporteringen stemmer overens med de faktiske tallene for foreningen.

På grunn av koronapandemien vil frifondstøtten som din forening mottar i 2021 vil blant annet være basert på hvor mange støttegenererende medlemmer foreningen er registrert med i 2019 for foreninger med medlemstall fra 2019, mens foreninger innmeldt i 2020 vil basere seg på de medlemstallene istedenfor.

2.2 Styret

I årsrapporten for 2020 velger man styret for 2020 fra nedtrekksmenyen. Her er det viktig å sørge for at alle medlemmene i styret har medlemskapsstatus “ok” for året 2020. Styret til foreningen kan ikke inneholde personer som ikke er medlem i foreningen. For at medlemskapsstatusen skal bli “ok” må personen være et registrert medlem i foreningen med betalingsdato for kontingent i 2020.

2.3 Medlemsundersøkelsen

Medlemsundersøkelsen er en samling av spørsmål som til sammen skal utgjøre en oppsummering av året. Det vil være spørsmål knyttet til blant annet Hyperions landsting, din forenings aktiviteter og drift, samt hvilke støtteordninger foreningen din benyttet seg av lokalt og nasjonalt.

2.4 Signeringen

Det siste steget i levering av årsrapporten er selve signeringen. Her bekrefter man at det som sendes inn er korrekt. Det kreves at rapporten signeres av enten styreleder eller TO styremedlemmer i foreningen. Når signeringen har funnet sted er man helt ferdig med å levere, og årsrapporten stenges for redigering. Skulle man i ettertid oppdage at noe i rapporten har blitt gjort feil, kan rapporten åpnes igjen ved at signaturen(e) slettes av en person med Superbruker-tilgang. Ta kontakt på n4f@n4f.no, så fikser vi dette for deg. Årsrapporten må signeres på nytt igjen når feilen(e) har blitt rettet opp i.

3 – Problemløsning

All Hypersys-support skal foregå gjennom Hyperion. Har du et problem i Hypersys ber vi om at du tar kontakt med oss på mail (n4f@n4f.no) slik at vi kan bistå med hjelp. Send gjerne med skjermdump av problemet ditt. Dukker det opp problemer som vi ikke er i stand til å løse, tar vi problemet videre til Hypersys support og videreformidler løsningen til deg.

Under følger en samling av de vanligste problemene man kan støte på når man skal levere årsrapport, og hvordan man kan forholde seg til disse problemene.

“Vi har 0 / feil antall støttegenererende medlemmer i årsrapporten”

“Jeg får ikke lastet opp medlemslista”

“Jeg får ikke logget inn i Hypersys”